در این مقاله استراتژی‌های همکاری ناب را برای افزایش همسویی از طریق فرآیندهای ناهمزمان "asynchronous" و ابزارهای مؤثر را مورد بررسی قرار می دهیم.
اهمیت همکاری به روش لین
همکاری بین تیم‌های چندوظیفه‌ای (Cross-functional) بسیار حیاتی است، به‌ویژه در مراحل اولیه. اما با توجه به اینکه سرعت در این مرحله اهمیت بالایی دارد، اجتناب از جلسات غیرضروری ضروری است. جلسات غیرضروری می‌توانند به‌شدت به جریان کاری مؤثر افراد آسیب بزنند، آنها را کند کنند و در نتیجه سرعت شرکت را کاهش دهد. بنابراین، بسیار مهم است که با دقت بررسی شود آیا یک جلسه واقعاً موردنیاز است یا خیر. ایجاد تعادلی میان فرآیندهای شفاف، ارتباطات غیرهمزمان، ابزارهای هدفمند و برگزاری جلسات (تنها زمانی که واقعاً ضروری هستند)، به دوری از هرج‌ومرج کمک می‌کند و در عین حال مانع ایجاد یک محیط بیش‌ازحد ساختاریافته و کند و بوروکراتیک می‌شود.
معمولاً به‌عنوان یک مدیر محصول، این فرآیندها پیش از شما توسط شخص دیگری ایجاد شده‌اند. اما اگر به یک استارتاپ در مراحل اولیه بپیوندید، مسئولیت ساخت این فرآیندها و شاید حتی موارد بیشتر بر عهده شما خواهد بود. چرا که در یک استارتاپ مراحل اولیه، همه ما نقش‌های متعددی بر عهده داریم.
بنابراین، در اینجا راهکارهایی آورده شده است که به شما کمک می‌کند همکاری‌ها را بهینه کنید، جلسات غیرضروری را کاهش دهید و استانداردهای بالای کیفیت و هماهنگی را حفظ کنید.
چگونه فرآیندهای همکاری لین را ایجاد کنیم
۱. برای اهداف واضح و یک دیدگاه یکپارچه به توافق برسید
«هماهنگی» یکی از واژگان کلیدی است که به‌عنوان مدیر محصول اغلب می‌شنویم. بااین‌حال، در حالی که هماهنگی(Alignment) معمولاً هدف است، جلسات هماهنگی همیشه به هماهنگی مؤثر منجر نمی‌شوند. یکی از راه‌های بهینه‌سازی تلاش‌های هماهنگی، ترکیب فرآیندهای غیرهمزمان (asynchronous) با جلسات بحث و گفت‌وگو (در صورت نیاز) است، به‌شرطی که رعایت اصول بهینه‌سازی جلسات مدنظر قرار گیرد.
ابتدا، یک سند شروع کار دقیق با استفاده از یک ابزار آنلاین ایجاد کنید. این سند به شما کمک می‌کند افکارتان را سازمان‌دهی کنید، مباحث را مستندسازی کرده و یک منبع اطلاعاتی واحد ایجاد کنید که همه بتوانند به آن مراجعه کنند. این سند باید چشم‌انداز محصول را به‌طور کامل بیان کرده و به جزئیات هر موضوع موردبحث بپردازد. آیا می‌خواهید یک ویژگی جدید را آغاز کنید؟ اطلاعاتی که معمولاً در یک سند نیازمندی‌های محصول درج می‌کنید را اضافه کنید: ویژگی را توضیح دهید، دلیل وجود آن را شرح دهید، نحوه پیاده‌سازی، معیارهای موفقیت، افرادی که باید درگیر شوند، زمان‌بندی و سایر اطلاعات لازم را ذکر کنید. کلید کار این است که سند باید مختصر باشد اما همچنان شامل تمام موارد ضروری برای درک اهداف و شرایط باشد، بدون اضافات غیرضروری.
به‌جای اینکه بلافاصله یک جلسه طولانی برای شروع برنامه‌ریزی کنید، سند را با همه ذینفعان مرتبط به اشتراک بگذارید. این ارتباط بسیار مهم است. از آنها بخواهید بازخورد خود را مستقیماً در سند ارائه دهند و یک مهلت مشخص برای این کار تعیین کنید. این فرآیند به اعضای تیم اجازه می‌دهد به‌طور دقیق و با توجه به برنامه‌های زمانی خود، نظراتشان را بیان کنند، و فشار و ناکارآمدی جلسات زنده را کاهش می‌دهد.
همه نظرات را مرور کنید و به‌صورت غیرهمزمان به آنها پاسخ دهید. تغییرات مرتبط را اعمال کنید، ابهامات را برطرف کرده و اطمینان حاصل کنید که نسخه نهایی سند بازتاب‌دهنده یک درک مشترک از اهداف پروژه باشد. این سند نهایی به‌عنوان مرجع اصلی پروژه عمل می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه اعضای تیم اطلاعات شفاف و ثابتی برای راهنمایی کار خود دارند. بسیاری از سؤالات را می‌توان به‌صورت غیرهمزمان شفاف کرد. اگر مشخص شد که نظرات متناقض زیادی در مورد سند وجود دارد، در این صورت یک جلسه مؤثر و هدفمند برگزار کنید. تفاوت اینجاست که اکنون جلسه به‌طور مشخص روی نقاط بحث تمرکز دارد و همه از قبل با چالش‌ها آشنا هستند.
با جایگزین کردن روش سنتی برگزاری جلسات آغازین با این روش، نه‌تنها زمان صرفه‌جویی می‌شود، بلکه فرآیندی فراگیر ایجاد می‌کنید که اعضای تیم از مناطق زمانی مختلف یا با برنامه‌های متناقض می‌توانند به‌طور کامل مشارکت کنند. این رویکرد شفافیت، وضوح و همکاری را بهبود می‌بخشد و در عین حال از وقفه‌ها می‌کاهد و اطمینان حاصل می‌کند که همه از همان ابتدا با جهت‌گیری محصول هماهنگ هستند. همچنین این روش راه را برای جلسات سازنده‌تر هموار می‌کند و تضمین می‌کند که همه قبل از جلسه، به‌طور کامل در موضوع موردنظر غرق شده‌اند.
۲. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف کنید
برای اطمینان از اجرای روان امور، ضروری است که مشخص شود چه کسی مسئول (Responsible)، پاسخگو (Accountable)، مشورت‌شونده (Consulted) و مطلع (Informed) است. یکی از روش‌های ممکن برای ایجاد شفافیت در این زمینه، تهیه ماتریس RACI در یک ابزار آنلاین است و دسترسی به آن را برای همه فراهم کنید. این ماتریس به‌طور واضح مشخص می‌کند که چه کسی مالکیت کدام بخش از پروژه یا محصول را بر عهده دارد.
شما می‌توانید این ماتریس را به‌صورت غیرهمزمان ایجاد کنید، یک مهلت زمانی تعیین کرده و در صورت نیاز، جلسات بحث و بررسی برگزار کنید. این دوره بازبینی به همه اجازه می‌دهد نقش‌های خود را تأیید کنند، هرگونه ابهام را برطرف کرده و با هم‌پوشانی‌ها یا خلأهای احتمالی در مسئولیت‌ها مقابله کنند. سؤالات می‌توانند از طریق ابزارهایی مانند Slack یا ایمیل به‌صورت غیرهمزمان حل‌وفصل شوند، که باعث می‌شود ارتباطات کارآمد و متمرکز باقی بماند. این رویکرد زمان ارزشمندی را که ممکن است صرف جلسات تأیید اطلاعات شود، ذخیره می‌کند. اطلاعاتی که می‌توانست به‌راحتی توسط یک نفر به‌صورت غیرهمزمان جمع‌آوری شود.
با ایجاد این فرآیند، نیاز به جلسات مکرر برای شفاف‌سازی نقش‌ها از بین می‌رود. اعضای تیم دقیقاً می‌دانند برای نیازهای خاص یا وابستگی‌ها با چه کسی تماس بگیرند، که این موضوع استقلال را تقویت کرده و تأخیرها را کاهش می‌دهد. یک ماتریس RACI که به‌خوبی نگهداری شود، به یک سند زنده تبدیل می‌شود که پاسخگویی و شفافیت را در طول پروژه پشتیبانی می‌کند و اطمینان می‌دهد که هر عضو تیم به‌طور کامل هماهنگ است.
۳. از ابزارها برای ارائه به‌روزرسانی‌های شفاف استفاده کنید
شفافیت، نقش بسیار مهمی در حفظ فرآیندهای کارآمد و بهره‌ور دارد. این امر نیاز به جلسات هماهنگی و پیگیری‌های مکرر را کاهش می‌دهد و امکان می‌دهد جلسات به بررسی چالش‌ها و مسائل پیچیده متمرکز شوند، به‌جای صرف زمان برای ارائه به‌روزرسانی‌ها. برای دستیابی به این هدف، ابزارهای مدیریت پروژه ضروری هستند. ابزارهایی مانند Trello، Asana یا Jira می‌توانند مفید باشند و همچنین ابزارهایی مانند Slack یا Teams برای به‌روزرسانی‌های سریع کاربرد دارند.
در این سیستم، تیم‌ها از ابزار مدیریت پروژه برای ثبت به‌روزرسانی‌های کلیدی در وظایف خود استفاده می‌کنند. این به‌روزرسانی‌ها باید سه نکته اصلی را پوشش دهند:
- چه کارهایی تکمیل شده‌اند،
- چه برنامه‌هایی برای کارهای بعدی وجود دارد،
- و چه موانع یا چالش‌هایی وجود دارند.
در کنار این، می‌توان از یک کانال مشترک در Slack یا پلتفرم ارتباطی مشابه برای به‌روزرسانی‌های روزانه یا هفتگی با همین ساختار استفاده کرد.
برای ارسال این به‌روزرسانی‌ها، زمان مشخصی به‌صورت روزانه یا هفتگی تعیین می‌شود تا همه اعضا بدون نیاز به حضور در جلسات زنده، در جریان پیشرفت‌ها قرار گیرند. اعضای تیم می‌توانند در زمان مناسب خودشان پیشرفت‌ها را مرور کرده و مدیران محصول می‌توانند این به‌روزرسانی‌ها را پایش کنند، موانع را شناسایی کرده و به مسائل حیاتی رسیدگی کنند. اغلب، بسیاری از سؤالات و چالش‌ها را می‌توان به‌صورت غیرهمزمان حل کرد. اگر مسائل گسترده‌تری وجود داشته باشد، می‌توان جلساتی برگزار کرد که شامل تمامی افرادی باشد که به موضوع مرتبط هستند یا از اطلاعات جلسه بهره‌مند می‌شوند.
پس از جلسه، راه‌حل‌های ارائه‌شده را مستندسازی کنید تا همه به آن دسترسی داشته باشند، حتی افرادی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند. این کار باعث ایجاد یک منبع اطلاعاتی واحد و شفاف می‌شود.
این فرآیند شفافیت و پاسخگویی جلسات روزانه را حفظ می‌کند، در حالی که زمان ارزشمند برای کارهای متمرکز صرفه‌جویی شده و از زنجیره‌های ایمیلی طولانی جلوگیری می‌شود. جلسات فقط برای بحث‌های بسیار مهم و غیرقابل حل به‌صورت غیرهمزمان نگه داشته می‌شوند، که این موضوع باعث می‌شود بهره‌وری تیم بالا و ارتباطات شفاف باقی بماند.
۴. جایگزینی دموهای زنده با گزینه‌های غیرهمزمان
ضبط دموها به جای ارائه زنده نیز به ایجاد محیط کاری مؤثرتر کمک می‌کند. این فرآیند با ایجاد ویدئوهای کوتاه از نمایش کار تیم‌ها آغاز می‌شود، با استفاده از ابزارهایی مانند Loom یا Zoom. ایجاد راهنماها یا قالب‌های از پیش‌تعریف‌شده برای ساختار این دموها می‌تواند به حفظ یکپارچگی و انسجام کمک کند. این دموها می‌توانند هر چیزی را از ویژگی‌های محصول و نمونه‌های اولیه تا استراتژی‌های بازاریابی یا بازخورد مشتریان پوشش دهند.
پس از ضبط دمو، ویدئو با ذینفعان مرتبط به اشتراک گذاشته می‌شود و یک مهلت مشخص (معمولاً 48 ساعت) برای ارائه بازخورد تعیین می‌شود تا همه طرف‌ها زمان کافی برای بررسی محتوا در برنامه زمانی خود داشته باشند. این استراتژی مشابه فرآیندهایی است که پیش‌تر توضیح داده شد.
با تکیه بر دموهای ضبط‌شده، تیم‌ها می‌توانند پیشرفت را مؤثرتر دنبال کنند، بازخورد سازنده ارائه دهند و درباره گام‌های بعدی هماهنگ شوند، بدون فشار هماهنگی جلسات زنده متعدد. این فرآیند نه‌تنها همکاری را بهبود می‌بخشد، بلکه باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع نیز می‌شود و به عنوان ابزاری ارزشمند برای بررسی نقاط عطف در توسعه محصول یا پروژه‌های میان‌عملکردی دیگر عمل می‌کند.
نتیجه‌گیری
با استفاده از ابزارهای به‌روزرسانی غیرهمزمان، دموهای ضبط‌شده و مستندسازی متمرکز، می‌توان همکاری را بهینه کرد و در عین حال هم‌راستایی را حفظ نمود. تعیین مهلت‌های شفاف برای ارائه بازخورد و اولویت‌بندی جلسات ضروری، تضمین می‌کند که تیم‌ها بر کار خود متمرکز بمانند، بدون اینکه ارتباطات یا کیفیت قربانی شود.
هدف این نیست که جلسات را به طور کامل حذف کنیم، بلکه باید آنها را متمرکز و کارآمد کنیم و تنها به مسائلی اختصاص دهیم که واقعاً به بحث نیاز دارند. مسائلی که به‌قدری پیچیده هستند که تنها یک جلسه می‌تواند آنها را به‌طور مؤثر حل کند.
با انجام مراحل اولیه به صورت غیرهمزمان، هر عضو تیم این فرصت را دارد که مواد ارائه‌شده را با سرعت خود مرور کند و سؤالاتش را مطرح نماید. جلسات باید فقط در زمانی برگزار شوند که واقعاً ضروری باشد. این رویکرد از جلسات غیرضروری جلوگیری کرده و اطمینان می‌دهد که بحث‌ها مؤثر هستند، چرا که خود فرآیند باعث بهبود بهداشت جلسات می‌شود.
اما همان‌طور که همیشه در استارتاپ‌ها صدق می‌کند، انعطاف‌پذیری کلید موفقیت است. باید آمادگی تغییر داشته باشید، با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و فرآیندها را متناسب با تغییرات و رشد استارتاپ تطبیق دهید.
علی امینی (مدیر ارشد محصول و مربی چابک)
آخرین مطالب
تیم cross-functional چیست؟
چطور نقشه راه محصول طراحی کنیم ؟
چطور تسک ها را اولویت بندی کنیم؟
