چطور تسک ها را اولویت بندی کنیم

نحوه اولویت بندی وظایف: مراحل، نکات و تکنیک های آن

اولویت بندی وظایف "Task Prioritization" چیست؟
اولویت‌بندی وظایف، فرآیندی است که در آن ترتیب وظایف بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها تعیین می‌شود. هدف این است که مدیریت زمان و بهره وری خود را با تمرکز و سازماندهی وظایفی که باید تکمیل شود، بهبود ببخشید.

اولویت‌بندی وظایف اغلب به معنای کنار گذاشتن کاری است که می‌خواهید انجام دهید و در عوض به مسئولیت‌های سخت‌تر یا چالش‌برانگیزتر رسیدگی کنید. اولویت‌بندی وظایف یک فرآیند است که می‌توانید از چندین مرحله، تکنیک و نکته برای کمک به تمرکز مؤثر و مدیریت زمان خود استفاده کنید.

مراحل کلی اولویت بندی وظایف
شما می توانید با شناخت تعدادی از عوامل مرتبط با یک کار، وظایف را اولویت بندی کنید. با درک اولویت هر کار، می‌توانید ترتیبی برای تعیین زمان و نحوه انجام هر کار اختصاص دهید.

1. فهرست بسازید: کارهای مهم فعلی را مستند کنید. هر کار یا تکالیفی که به ذهنتان می رسد را یادداشت کنید تا بتوانید وسعت کارهایی را که در انتظار شماست تجسم کنید.
2. مهلت‌ها هر کار را بدانید: مهلت‌های هر کار را به لیست اضافه کنید. این کار به شما اجازه می دهد که وظایف فوری خود را به طور مؤثرتری از موارد حساس به زمان جدا کنید.
3. زمان و تلاش آنها را تخمین بزنید: با درک منابعی که برای تکمیل هر کار لازم است، می‌توانید اولویت یک کار را به طور مؤثرتری شناسایی کنید و در فهرست خود برنامه‌ریزی کنید.
4. تسک های با اولویت را تعیین کنید: این رتبه بندی را بر اساس ضرب الاجل کارها و زمان تخمینی تا اتمام آن ها درنظر بگیرید. شناسایی وظایف با بالاترین اولویت، بر اساس فوریت و اهمیت، به شما شفافیت لازم در مورد هرآنچه که به بیشترین توجه نیاز دارد، می دهد.
5. ابتدا تسک های با اولویت بالا را به سرانجام برسانید: گاهی اوقات سخت ترین کار، کاری است که بالاترین اولویت را دارد. با تکمیل تسک هایی که اولویت بالاتری نسبت به کارهای اولویت پایین تری دارند انجام دهید.
6. انعطاف پذیر بمانید: نیازمندی های تسک های شما ممکن است زمانی تغییر کند که انتظارش را ندارید - یک مهلت زمانی "Deadlines" ممکن است تغییر کند (تمدید یا کوتاه)  شود، یا یک تسک به طور ناگهانی کنسل شود. مهم است که انعطاف‌پذیر بمانید تا بتوانید اولویت‌های کار را تنظیم کنید و فهرست کارهایتان را به بهترین نحو انجام دهید.
7. وظایف را اغلب مرور و ارزیابی مجدد کنید: وظایف و ضرب الاجل های خود را پیگیری کنید و دائما انها را بروز رسانی کنید. ماندن در بالای لیست کارهایتان به شما کمک می کند اولویت ها را کامل کنید، اطمینان حاصل کنید که کارهای مهم را نادیده نمی گیرید، و کارهایی را که دیگر فوری یا مهم نیستند را حذف می کنید.

اما چطور میشه در محل کار تسک هارا اولویت بندی کرد !؟
برای اولویت بندی وظایف در محل کار، از آنچه که باید انجام دهید و اینکه در چه زمانی باید انجام شود آگاه باشید. هنگامی که ترجیح می دهید روی کارهای دیگر کار کنید، ممکن است اجرای وظایف با اولویت بالا برای شما دشوار باشد.

فیبی گاوین، نویسنده و کارشناس بهره وری که به افراد کمک می کند تا زندگی خود را از طریق مربیگری شغلی، زندگی و بهره وری از آن را متعادل کنند، موارد زیر را توصیه می کند:

• تعیین مهلت برای هر کار: صرف نظر از اندازه کار، یک ضرب الاجل برای آن تعیین کنید. اگر یک مورد کاری از قبل مهلت مشخصی ندارد، ممکن است مجبور شوید به همکاران خود مراجعه کنید.

به عنوان مثال، یک همکار ممکن است به شما ایمیل بزند و از شما بخواهد که در صورت داشتن زمان، یک ارائه را مرور کنید. از آنجایی که مهلت مشخصی وجود ندارد، ممکن است لازم باشد با همکار خود همکاری کنید تا تاریخ سررسید ارائه و سایر وظایف برجسته در لیست خود را در نظر بگیرید.

• پنج دقیقه به خودتون قدرت اراده بدهید: شروع کردن یکی از بزرگترین چالش ها برای بهره وری و تمرکز است. شروع یک کار چالش برانگیز (یا شخصاً غیر جالب) اغلب دلهره آور است و می تواند به تعویق بینجامد. با اختصاص دادن پنج دقیقه به خود برای تمرکز بر روی کار، احتمالاً متوجه خواهید شد که آن پنج دقیقه به زمان بیشتری تبدیل می شود و پیشرفت بیشتری خواهید کرد و شاید کار را به طور کلی کامل کنید.

به عنوان مثال، ممکن است از یک مأموریت طولانی واهمه داشته باشید و موعد مقرر به سرعت نزدیک می شود. به یک سند خالی نگاه کنید و تصمیم بگیرید: "فقط پنج دقیقه روی این موضوع کار خواهم کرد." پس از تمرکز حواس خود به مدت پنج دقیقه، احتمالاً متوجه خواهید شد که قبلاً برای ان موضوع برنامه ایجاد کرده اید و برای تکمیل کارهای بیشتری آماده هستید.

• تمرکز بر روی یک کار در یک زمان: از انجام چند کار همزمان خودداری کنید، زیرا این کار به اندازه تمرکز روی یک کار واحد موثر یا سازنده نیست. در حالی که ممکن است انجام چند کار همزمان موثر بنظر برسد و فکر کنید در زمانصرفه جویی می کنید، در نهایت ممکن است با انجام ضعیف در چندین کار وقت خود را تلف کرده باشید.

تصور کنید که در یک جلسه هستید و فرصتی را برای پاسخ دادن به ایمیل های مهم تشخیص می دهید. همانطور که ایمیل های خود را می نویسید، مکالمه در جلسه به نویز پس زمینه نامشخص تبدیل می شود. به همین دلیل، شما یک سوال مستقیم از یک همکار را از دست می دهید و باید به شما یادآوری شود تا پاسخ دهید. همچنین پس از جلسه متوجه می‌شوید که یکی از ایمیل‌هایی که ارسال کرده‌اید خطاب به شخص اشتباهی بوده و حاوی چندین خطا بوده که باید آن‌ها را برطرف کرده و دوباره ارسال کنید.

• با "چرا"های  خود ارتباط برقرار کنید: برای اولویت بندی وظایف خود، مهم است که "چرا" های خود را بدانید، چه دلیلی دارید که شغل خاصی دارید، چه اهدافی دارید که می خواهید به آنها برسید یا چه ارزش های شخصی دارید؟. هرچه بیشتر بتوانید با وظایفی که در فهرست خودایجاد کردید  و نحوه انطباق آنها با هدف و هویت شما ارتباط برقرار کنید، درک اینکه کدام یک از وظایف شما باید در لیست کارهای شما رتبه بالاتری داشته باشد آسان تر خواهد بود.

به عنوان مثال، تصور کنید که شغل جدیدی را شروع کرده اید و می خواهید در بین رئیس و همکاران خود فردی سخت کوش و قابل اعتماد دیده شوید. تعدادی کار برای تکمیل دارید، از جمله یکی که قول داده بودید برای یک همکار تکمیل کنید. شما انتخاب می کنید که ابتدا این کار را به پایان برسانید، زیرا انجام این کار ارزش شخصی شما را برآورده می کند که می خواهید به عنوان فردی کوشا و قابل اعتماد دیده شوید.

چند تکنیک اولویت بندی وظایف
می‌توانید از تکنیک‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارها استفاده کنید، مانند ایجاد فهرستی از کارها و محدود کردن حواس‌پرتی‌ها، که می‌تواند بهره‌وری و عملکرد را بهبود بخشد. تکنیک های زیر می توانند به شما در سازماندهی و تکمیل موفقیت آمیز وظایف مهم شما کمک کننده باشد.

یک لیست از کارها ایجاد کنید (To-Do List)
فهرستی از کارها ایجاد کنید که همه کارهای برجسته شما را شناسایی کرده و نمای کلی از آنها ارائه می‌دهد. این به شما کمک می کند کارهایی را که باید انجام دهید را پیگیری و تجسم کنید. تهیه لیست کارهای روزانه می تواند برای متمرکز ماندن و رعایت ضرب الاجل های تعیین شده بسیار مهم باشد.

مثال: شما چیزی دارید که به نظر می رسد فهرستی بی پایان از کارها در ذهنتان شناور است. مقابله با این لیست غیرممکن به نظر می رسد، و شما باید از حافظه خود استفاده کنید تا درخواست ها و وظایف مختلف را به خاطر بیاورید. افکار خود را سازماندهی کنید و هر کار را یادداشت کنید. با تهیه یک لیست، متوجه می شوید که وظایف شما پایانی دارد و می توانید پیشرفت خود را مشاهده کنید.

شما می توانید یکی از صد ها نرم افزار To-Do List رایگان را بررسی کنید تا در آن کار های خود را دسته بندی کنید.

ماتریس اولویت آیزنهاور (Eisenhower Priority Matrix)
ماتریس اولویت آیزنهاور روشی است که به شما کمک می‌کند بر اساس فوریت و اهمیت، وظایفی را که باید در اولویت قرار گیرند، انتخاب کنید. ماتریس شامل چهار ربع است که برای نشان دادن سطح اولویت یک کار طراحی شده است.

مثال: شما امروز لیست عظیمی از وظایف دارید که باید انجام دهید و احساس می کنید که خسته هستید. هر کار را در ماتریس اولویت آیزنهاور قرار دهید تا مهمترین و فوری ترین وظایف را شناسایی کنید. با انجام این کار، متوجه می شوید که چه وظایفی را باید در نظر بگیرید و برنامه ریزی کنید و چه وظایفی را باید به شخص دیگری محول کنید. همچنین ممکن است متوجه شوید که می توانید برخی از وظایف را به طور کامل حذف کنید.

روش ABCDE
روش ABCDE یک مقدار حرف را به هر کار اختصاص می دهد: رتبه A بالاترین اولویت است و ابتدا باید به آن پرداخته شود، و رتبه E کمترین اولویت است و بعدا می توان به آن پرداخت.

مثال: صبح دوشنبه است و شما فهرستی از کارهایی دارید که به توجه شما نیاز دارند. یکی از این کارها ایجاد یک سند کوتاه است که به طور مداوم آن را برای تکالیف دیگر حذف کرده اید. اما آخرین مهلت نزدیک است و از شما خواسته شده است که جلسه ای را برگزار کنید که آمادگی زیادی را می طلبد. این نشست روز جمعه برگزار می شود، در حالی که سند کوتاه روز سه شنبه است. در استفاده از روش ABCDE، مقدار A را به سند کوتاه و B را به آماده سازی جلسه اختصاص می دهید، همانطور که می توان بعداً به آن پرداخت.

تکه تکه شدن (Chunking)
تکنیک تکه تکه کردن از زمان و بهره وری شما با شناسایی شباهت های بین وظایف موجود در لیست کارهای شما استفاده می کند. با جمع کردن کارهای مشابه، می‌توانید کار بیشتری را سریع‌تر و مؤثرتر انجام دهید. این یک رویکرد متمرکزتر و مدیریت شده برای تکمیل وظایف فهرست کارهای شماست.

مثال: در محل کار، یک سری وظایف دارید که باید انجام دهید، و درخواست های اضافی از همکاران و مدیر خود دریافت می کنید. از روش chunking برای یادداشت هر درخواست و کار استفاده کنید. فهرست خود را مرور کنید و شباهت‌های بین وظایف را شناسایی کنید (به عنوان مثال، کارهایی که شامل ارتباط مشتری است، مانند پیام رسانی به مشتری، تماس با مشتری دیگر، و تنظیم جلسه با مشتری). با تقسیم این وظایف به یکدیگر، تمرکز و ذهنیت شما برای برقراری ارتباط با مشتریان بیشتر است و این باعث می شود کارها سریعتر و آسان تر انجام شود.

روش 1-3-5
با استفاده از روش 1-3-5، فهرست کارهای روزانه خود را دوباره تصور کنید تا به شما کمک کند وظایف را با وضوح و تمرکز بیشتر انجام دهید. با یادداشت 9 کار برای تکمیل در روز شروع کنید. از این 9 تسک، یکی باید کار بزرگ، سه تا کار متوسط و پنج کار کوچک باشد. با سازماندهی لیست کارهای خود با استفاده از روش 1-3-5، می توانید زمان خود را در محل کار به طور مؤثرتری مدیریت کنید و نیازهای وظایف خود را برآورده کنید.

مثال: اخیراً احساس می کنید که کار هایتان سازماندهی نشده است. وظایفی که انجام می دهید نامتعادل به نظر می رسند، و احساس می کنید که روی پروژه های بسیار بزرگتری کار می کنید، در حالی که از وظایف کوچکتر و به همان اندازه مهم، غفلت می کنید. با استفاده از روش 1-3-5، روز کاری خود را با تصمیم به محدود کردن زمان خود در پروژه های بزرگتر اولویت بندی کنید تا اطمینان حاصل کنید که وظایف در هر اندازه ای را انجام می دهید. به جای اینکه کل روز را صرف کار روی پروژه های بزرگتر کنید، برنامه ای را برای همان روز تعیین کنید که شامل تکمیل یک پروژه بزرگتر، سه کار متوسط و پنج کار کوچکتر است. این روش به شما کمک می‌کند کمتر احساس خستگی کنید و بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

روش انجام کارها  "Getting Things Done (GTD)"
روش انجام کارها (GTD) که توسط مشاور بهره وری دیوید آلن توسعه یافته است، شامل پنج رکن زیر است: ضبط، شفاف سازی، سازماندهی، بازتاب و مشارکت. کپچر فرآیندی است که با نوشتن آن‌ها در فهرست کارهایی که انجام می‌دهید، آن‌ها را در ذهنتان بی‌نظم می‌کنید. سپس، وظایف خود را با تفکیک کارهای بزرگتر و کنار گذاشتن کارهای بی اهمیت روشن می کنید. سپس، وظایف موجود در لیست خود را سازماندهی کنید: کارها را بر اساس شباهت ها و فوریت ها دسته بندی و تکه تکه کنید. همانطور که کار می کنید، برای به روز رسانی و اصلاح موارد، مرتباً به لیست های خود فکر کنید. در نهایت، مستقیماً شروع به تکمیل آنها کنید.

مثال: شما یک نقش جدید را در محل کار خود شروع می کنید و تحت استرس موارد مختلفی قرار می گیرید که باید تکمیل کنید، که شامل وظایف حضوری، مطالعه تمام زمینه های بخش جدید خود و ملاقات با چندین نفر برای راهنمایی است. از روش GTD برای پیشرفت در لیست کارهای خود استفاده کنید. با نوشتن هر کار شروع کنید و سپس برخی از کارهای بزرگتر را به موارد کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. پس از این، وظایف موجود در لیست خود را بر اساس شباهت ها دسته بندی کنید. از آنجایی که نقشی که در آن هستید سریع است و دائماً در حال تغییر است، باید لیست خود را مرتباً بازبینی کنید تا مطمئن شوید وظایف شما منعکس کننده نیازهای شما هستند. با یک برنامه مشخص برای کارتان، می توانید روی کارهایتان تمرکز بهتری داشته باشید و آنها را تکمیل کنید.

قورباغه را بخور "Eat the Frog"
Eat the Frog به تکمیل سخت ترین و مهم ترین کار قبل از همه کارها اشاره دارد. این به احتمال زیاد کاری است که بیشتر از همه از آن می ترسید و اغلب آن را به تعویق می اندازید. با پایان دادن به سخت‌ترین و با اولویت‌ترین کار ابتدا، احتمالاً بهره‌وری خود را بهبود می‌بخشید.

مثال: ابتدای روز است و همکارتان برای شما یادآوری می‌کند تا یک پیش‌نویس را مرور کنید. شما از خواندن پیش نویس طولانی می ترسید و ترجیح می دهید کارهای کوچکتر خود را کامل کنید. اما شما تصمیم می گیرید که به بررسی بپردازید. پس از تکمیل بررسی، خیالتان راحت است  و می توانید بقیه روز خود را با کارهای کوچکتر ادامه دهید.

عوامل حواس پرتی خود را بشناسید "Know Your Distractions"
دو نوع اصلی حواس پرتی می تواند مانع بهره وری شما شود. حواس‌پرتی‌های محیطی آن‌هایی هستند که می‌توانیم به آسانی آن‌ها را کنترل کنیم و می‌توانیم با اقدامات ساده‌ای مانند مخفی کردن تلفن از محل کار بر آن‌ها غلبه کنیم.

نوع دوم حواس پرتی های ناشی از به تعویق انداختن هستند و زمانی اتفاق می افتد که حواس پرتی محیطی پرنگ تر می شود و به عنوان یک مکانیسم مقابله ای ناسالم برای مقابله با استرس عمل می کند. به تعویق انداختن کارها ما را از تکمیل کار خود به شیوه ای موثر باز می دارد و می تواند منجر به استرس بیشتر شود. با دانستن و محدود کردن عوامل حواس پرتی محیطی خود، می توانید از به تعویق انداختن کار جلوگیری کنید.

مثال: هنگامی که می خواهید گزارشی را تمام کنید و تلفن شما کنار سیستم شماست و صدای نوتیفیکیشن یا تماس های تلفن شما داعم به گوش میرسد، این امکان وجود دارد که هر لحظه گوشی خودرا چک کنید. برای بررسی هر نوتیف، کار روی گزارش خود را متوقف می‌کنید و ناگهان متوجه می‌شوید که برای مدت طولانی وقتتان را با گوشی تلف کرده اید. حتی زمانی که صفحه تلفن خود خاموش است احساس می کنید حواس شما از گزارش خود پرت می شود و نمی توانید تمرکز کنید. به جای ادامه دادن به اسکرول کردن پست ها یا ...، تلفن خود را خاموش کنید و آن را دور از دید قرار دهید. این به شما اجازه می دهد بدون حواس پرتی روی کار خود تمرکز کنید.

استراتژی دو فهرستی وارن بافت "Warren Buffett’s Two-List Strategy"
استراتژی دو فهرستی وارن بافت شامل یادداشت 25 مورد از مهمترین اهدافی است که در حال حاضر در ذهن شماست. از بین 25 هدف، پنج هدف را که فکر می کنید مهم ترین آنها در زندگی شما هستند را انتخاب کنید. این اهداف می توانند زندگی، شغل یا زمینه های دیگر را تحت الشعاع قرار دهد.

با استفاده از این لیست، دو لیست ایجاد کنید:

مهمترین اهداف: با ارزش ترین اهداف زندگی شما را مشخص می کند
تا می توانید اجتناب کنید: اهدافی را که به شما در دستیابی به اولویت‌های بلندمدت کمک نمی‌کنند، شناسایی کنید.
مثال: شما همیشه فهرست بلندبالایی از چیزهایی که دوست دارید در زندگی خود به سرانجام برسانید، داشته اید که ممکن است بسیاری از آنها سال ها زمان ببرد. شما می خواهید به مدرسه بازگردید تا MBA خود را به پایان برسانید، به عنوان استاد بازرگانی کار کنید، و در شغل فعلی خود پیشرفت کنید تا مدیر بازاریابی شوید، اما به شغلی در زمینه پزشکی نیز فکر کرده اید. در عین حال، شما همچنین می خواهید در کنار بسیاری از اهداف شخصی دیگر، خانواده تشکیل دهید و تا حد امکان درگیر باشید. با استفاده از استراتژی دو فهرستی وارن بافت، 25 هدف اصلی زندگی خود را می نویسید. پس از تعیین عدد 25 خود، پنج موردی را که بیشترین همسویی را با اهداف بزرگتر شما دارند در نظر میگیرید. شما دور دریافت MBA خود، ارتقاء به سمت مدیر بازاریابی، تشکیل خانواده، پس انداز برای یک بازنشستگی خوب، و کار چهار روزه در هفته برای گذراندن زمان بیشتری با خانواده خط می کشید. با انجام این کار، تصمیم می‌گیرید که زمان کمتری را صرف کنید. این به شما کمک می کند تا زمانی را آزاد کنید تا به سمت پنج هدف مهم خود حرکت کنید.

روش آی وی لی "Ivy Lee Method"
روش آی وی لی از شما می‌خواهد که روز خود را با پیروی از مجموعه‌ای از قوانین، که بیش از 100 سال پیش توسط مشاور بهره‌وری آیوی لی ایجاد شده‌اند، اولویت‌بندی کنید. قوانین روش آیوی لی به شرح زیر است:

هر روز کاری را با نوشتن شش وظیفه مهمی که باید روز بعد انجام دهید، پایان دهید.
شش کار را بر اساس اهمیت مرتب کنید تا مطمئن شوید که وظایف با بالاترین اولویت در ابتدای لیست کارهای فردای شما قرار دارند.
روز بعد، در صورت امکان، هر یک از وظایف را به ترتیب انجام دهید.
روی هر کار متمرکز بمانید و قبل از اتمام کار از حرکت به سمت کار متفاوت خودداری کنید.
در پایان روز کاری، یک لیست جدید از شش کار برای تکمیل روز بعد تهیه کنید. اگر کاری را انجام ندادید، حتماً آن را برای روز بعد به لیست اضافه کنید.
روند را تکرار کنید.
مثال: احساس می کنید در تعداد زیاد کارها و وظایف در محل کار غرق شده اید. شما باید اسلایدی را در اسرع وقت تکمیل کنید، برای جلسه ای با یک مشتری که در چند روز دیگر برگزار می شود آماده شوید، و تحقیق کنید و شرکت کنندگان را برای کنفرانس آینده جمع آوری کنید، در عین حال چندین توضیح برای محتوای آموزشی جدید نیز بنویسید. شما باید وظایف خود را دوباره ارزیابی کنید و مطمئن شوید که مهمترین اولویت های خود را تکمیل کرده اید.

شما روش آیوی لی را امتحان می‌کنید و شش کار را که فکر می‌کنید مهم‌ترین آنها هستند را می‌نویسید و برنامه‌ریزی می‌کنید تا فردا در محل کارتان آنها را تکمیل کنید. شما وظایف را بر اساس سطح اولویت آنها لیست میکنید. شما تکمیل اسلاید را به عنوان اولویت شماره یک خود، تحقیق در مورد شرکت کنندگان به عنوان شماره دو، دسترسی به شرکت کنندگان به عنوان شماره سه، و آماده شدن برای ملاقات خود با مشتری به عنوان شماره چهار تعیین می کنید. برای دو گزینه آخر، قصد دارید بر روی نوشتن دو مورد از چندین توضیحی که باید بنویسید تمرکز کنید. روز بعد در محل کار، هر کار را یکی پس از دیگری دنبال می‌کنید و مطمئن می شوید که چند کار را نمی توانید انجام دهید یا بین کارها آنها را بگنجانید. در پایان روز، متوجه می‌شوید که پنج کار از شش کار را تمام کرده‌اید و نسبت به روز قبل احساس موفقیت بیشتری می کنید. در آخر روز باید یک لیست جدید از شش کار دیگر برای روز بعد ایجاد کنید و مطمئن شوید که کار هایی را که نتوانسته‌اید تکمیل کنید، در آن درج کرده باشید.

نکات و ترفندهای تخصصی برای اولویت بندی وظایف "Expert Tips and Tricks for Task Prioritization"
می توانید از نکات و ترفندهای زیادی برای کمک به اولویت بندی وظایف خود استفاده کنید. با اجرای برخی از نکات و ترفندهای زیر که توسط فیبی گاوین پیشنهاد شده است، از زمان خود نهایت استفاده را ببرید و وظایف فهرست خود را انجام دهید:

• ارتقای آگاهی عاطفی: گاهی اوقات احساسات می توانند مانعی برای تکمیل کار هایی باشند که باید انجام شود. عواطف خود را بشناسید، چه احساسی که به طور کلی دارید و چه احساسی نسبت به کار در دست انجام دارید - تا از مکانیسم های مقابله ای که منجر به تعویق می شود اجتناب کنید. آگاهی عاطفی بیشتر می‌تواند به شما کمک کند مکانیسم‌های مقابله‌ای قوی‌تر و سالم‌تری ایجاد کنید که به شما کمک می‌کند روی کارهایتان، حتی سخت‌ترین‌ها تمرکز کنید.
• تقسیم وظایف بزرگ: وظایف را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید تا آنها را قابل دسترس تر کنید. انجام این کار پیشرفت در کارهای بزرگتر را مهم تر می کند. 
• حواس‌پرتی‌های محیطی را محدود کنید: حواس‌پرتی‌های بیرونی می‌توانند انجام یک کار را غیرممکن کنند. از حواس‌پرتی‌هایی مانند تلفن، پنجره‌های چت فوری، ایمیل و هر چیز دیگری که ممکن است به جای کار در دستتان باشد، بپرهیزید. با حذف حواس‌پرتی‌های محیطی، می‌توانید تمرکز خود را بر روی کارهای با اولویت بالا افزایش دهید.

سایر نکات و ترفندهای مفید شامل موارد زیر است:

• از اصل پارتو"Pareto " استفاده کنید: اصل پارتو پیشنهاد می کند که 80 درصد از نتایج شما می بایست ناشی از 20 درصد تلاش شما باشد. با در نظر گرفتن این اصل، می توانید به طور موثرتری وظایف خود را متناسب با اهداف و نتایج خود اولویت بندی کنید.
• یک ابزار زمان‌بندی را درنظر بگیرید: انجام این کار به شما کمک می‌کند تا کارها و سررسیدهای خود را پیگیری کنید تا اطمینان حاصل کنید که هیچ کار فوری یا مهمی را نادیده نمی‌گیرید. منظم نگه داشتن وظایفتان به شما کمک می کند که کارامد بمانید و زمان خود را اولویت بندی کنید.
• وظایف را محول کنید: اگر لیست کارهای شما در حال جمع شدن است و شما را از صرف وقت برای کارهای مهم در شغلتان باز می دارد، سعی کنید وظایف را به شخص دیگری محول کنید تا آنها را تکمیل کند. این به شما کمک می کند تا زمان خود را برای کار بر روی وظایفی که در نقش شما مهم هستند آزاد کنید.

اولویت بندی وظایف را با مدیریت کار در زمان واقعی در صفحه هوشمند ساده کنید

با یک پلت فرم منعطف که برای مطابقت با نیازهای تیم شما طراحی شده است، به افراد خود قدرت دهید تا فراتر از آن عمل کنند و با تغییر این نیازها سازگار شوند.

پلت فرم Smartsheet برنامه ریزی، ضبط، مدیریت و گزارش کار را از هر نقطه ای آسان می کند و به تیم شما کمک می کند موثرتر باشد و کارهای بیشتری انجام دهد. با گزارش‌های جمع‌آوری‌شده، داشبوردها، و گردش‌های کاری خودکار که برای ارتباط و مطلع نگه‌داشتن تیم‌تان ساخته شده‌اند، در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را مشاهده کنید.

مترجم و نویسنده علی امینی